Vimcar – das intelligente Fahrtenbuch für Fotografen und andere Freiberufler

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Die Pflege eines Fahrtenbuchs ist so eine Sache. Es ist nicht die schönste Aufgabe im Leben eines Freiberuflers, kann gut gepflegt aber sehr viel Arbeit, Zeit und Geld sparen. Vor allem für den Freelancer, der mit seinem Privat-PKW fährt und zusätzlich aber auch vielleicht mit einem eigenen Geschäftsfahrzeug. 

Ich hatte in den letzten Jahren ein paar Apps ausprobiert und auch das ein oder andere App Abo abgeschlossen. Größter Nachteil: Die Fahrten müssen manuell gestartet und beendet werden, da das Smartphone über die App nicht immer automatisch anhand der Fahrtgeschwindigkeit über das GPS die Fahrten identifizieren kann. Außerdem besteht keine richtige Anbindung an das Auto. Hin und wieder können die Apps von Anbieter zu Anbieter auch im Nachgang noch Probleme bei der Steuer verursachen.

Von einen befreundeten Fotografen Kollege wurde mir Vimcar empfohlen. Als vor ein paar Wochen die offizielle Vimcar – Testphase für freie Tester begann, sicherte ich mir prompt einen Platz und wenige Tage später war der Vimcar Adapter, der kaum größer als eine Streichholzschalter ist, bei mir. Mit dem Vimcar Adapter beginnt auch die Genialität von Vimcar.

So funktioniert Vimcar

Zauberwort ist die OBD (On Board Diagnose) Buchse in Autos ab BJ 2001. Die 16-polige Buchse, die an einen SCART Anschluss erinnert, findet sich meist in direkter Nähe zum Lenkrad. Über sie können KFZ-Werkstätten in moderneren Autos die Fahrzeugdiagnose durchführen. Auf die Schnittstelle setzt jetzt auch Vimcar und liest die wichtigsten Daten für das Fahrtenbuch aus. So bekommt die App mit, wenn das Auto gestartet wird und der Kilometerstand sich ändert. Dafür muss beim Anlegen des Vimcar Accounts lediglich der aktuelle Kilometerstand eingegeben werden.

Die gesamte Installation vom Anlegen eines Accounts bei Vimcar bis zur Installation des Dongles im Auto ist in maximal 5 Minuten abgeschlossen.

Fahrten über die App am Desktop oder Smartphone kategorisieren

Alle Fahrten werden in der Smartphone App aufgelistet und können dort via kurzem Klick kategorisiert werden. Als Betriebsfahrt, Mischfahrt, Privatfahrt oder Arbeitsweg (Pendlerfahrt). Wenn eine Fahrt als Betriebsfahrt kategorisiert wird, fragt die App automatisch nach dem Geschäftspartner, dem Anlass und eventuellen Kosten, die mit dem Meeting einhergehen. Diese Informationen sind später für den Fahrtenbuchexport wichtig. Dank der sehr einfachen Oberfläche und der intuitiven Bedienung ist sowohl die Smartphone App, als auch die Browser App sehr bedienungsfreundlich.

Vimcar Fahrtenbuch Export als PDF
Vimcar Fahrtenbuch Export als PDF

Export des Fahrtenbuchs mit Vimcar

Mit nur einem Klick können die Daten via App exportiert werden. Dafür stehen verschiedene Formate, vom PDF bis zur CSV zur Verfügung. Vimcar verspricht BMF-konforme und KPMG geprüfte Daten, die auch für DATEV empfohlen sind und rechtssicher für die Finanzbehörden exportiert werden.

Zwei Beispiele:

Zeitnah geführt. Fahrten können 7 Tage lang bearbeitet werden. Danach sind Fahrtenbucheinträge schreibgeschützt, unbearbeitete Einträge werden als Privatfahrten abgelegt. Damit erfüllt Vimcar den Beschluss des OFD Rheinland und Münster, Kurzinfo LSt-Außendienst Nr. 02/2013 vom 18.2.2013.

Änderungshistorie. Fahrtkategorie, Anlass der Fahrt, aufgesuchter Geschäftspartner: Alle nachträglichen Änderungen nach dem ersten Eintrag werden minutiös in Deinem Fahrtenbuch protokolliert. Damit erfüllt Vimcar das BFH Urteil vom 16.11.2005 – VI R 64/04.

Alle unnötigen Informationen bei Privatfahrten werden im Gegensatz nicht gespeichert, da sie für’s Finanzamt nicht relevant sind. Hier tauchen Privatfahrten nur mit den gefahrenen Kilometern im Fahrtenbuch auf. Eventuell hinterlegte Kontakte zu den Adressen werden nicht mit ausgegeben. Mit Sicherheit ein Argument für alle, die sowieso schon den Überwachungsstaat fürchten.

Alle Vimcar Funktionen im Überblick

Einen ausführlichen Einblick in alle Funktionen von Vimcar findest Du hier auf der offiziellen Website.

Zur Zeit kostet Vimcar 15,90 Euro pro Fahrzeug im Monat. Der Versand ist kostenlos und der Einbau kann selbstvorgenommen werden. Der Hersteller garantiert außerdem ein 100-tägiges Rückgaberecht, falls Du mit dem Service nicht zufrieden bist. Außerdem gibt’s auf der Website eine kostenfreie Demo-Version zum Testen der App Oberfläche.

Ich für meinen Teil habe VimCar jetzt seit ca. 3 Wochen in der Nutzung und bin sehr angetan. Bei dem vielen positiven Medienecho, was das deutsche Unternehmen bekommt, aber auch kein Wunder. Über den Button oben gibt’s für Dich 25,00 Euro Rabatt.

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Hej, ich bin Ben und ich arbeite als Fotograf, Markenberater und Veranstalter mit eigenem Studio in Köln. 2013 hatte ich einen der größten deutschen Fotoblogs. Inzwischen schreibe ich hier nur noch über die Themen, die meinen beruflichen Alltag beeinträchtigen oder bereichern.
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